Đối với các chủ kinh doanh nhà trọ, việc quản lý tài chính và minh bạch hóa các khoản thu chi luôn là bài toán đau đầu. Làm sao để việc thu tiền phòng mỗi tháng diễn ra suôn sẻ, vừa lòng người thuê, vừa giúp chủ nhà dễ dàng đối chiếu sổ sách? Sử dụng một mẫu phiếu thu tiền phòng trọ chuẩn pháp lý chính là câu trả lời tốt nhất. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn các mẫu phiếu tính tiền phòng trọ bằng Word, Excel mới nhất năm 2026, cùng giải pháp tối ưu hóa quy trình quản lý bằng công nghệ hiện đại.

Mẫu phiếu thu tiền phòng trọ là gì?

Trong hoạt động kinh doanh cho thuê bất động sản dân dụng, mẫu phiếu thu tiền phòng trọ (hay còn được gọi phổ biến là mẫu phiếu thu tiền nhà trọ, mẫu giấy thu tiền phòng trọ) là một loại chứng từ kế toán, văn bản tài chính do chủ nhà trọ hoặc người quản lý trực tiếp lập ra. Mục đích cốt lõi của biểu mẫu này là nhằm ghi nhận và xác nhận việc bên cho thuê đã nhận một khoản tiền thanh toán cụ thể từ phía người thuê phòng.

Thông thường, chu kỳ lập phiếu thu này sẽ diễn ra định kỳ theo từng tháng (hoặc theo quý tùy vào thỏa thuận trong hợp đồng). Khoản tiền được liệt kê trên phiếu thu không đơn thuần chỉ có tiền thuê không gian ở cố định mà là một tổ hợp các chi phí vận hành phát sinh trong tháng bao gồm:

Tiền thuê phòng: Mức giá cố định đã ký kết trong hợp đồng
Tiền điện, tiền nước: Chi phí biến đổi tính theo chỉ số tiêu thụ thực tế của người thuê
Phí dịch vụ bắt buộc và tự nguyện: Tiền thu gom rác thải, tiền mạng internet/wifi, tiền điện chiếu sáng công cộng, tiền vận hành thang máy, phí gửi xe, phí bảo vệ...
Các khoản phát sinh khác: Tiền phạt vi phạm nội quy, tiền đền bù hư hỏng trang thiết bị hoặc ngược lại là các khoản khấu trừ, khuyến mãi, giảm giá phòng.

>> Xem thêm:

mẫu phiếu thu tiền nhà trọ Phiếu thu tiền phòng trọ đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhà cho thuê (Nguồn: Studocu)

Mẫu phiếu thu tiền phòng trọ gồm những thông tin gì?

Một mẫu giấy thu tiền phòng trọ dù được thiết kế đơn giản hay phức tạp, muốn có giá trị pháp lý và tính minh bạch thì bắt buộc phải chứa đầy đủ các thông tin cốt lõi sau đây:

Thông tin đơn vị/Cơ sở kinh doanh: Tên nhà trọ, địa chỉ, số điện thoại liên hệ của chủ trọ được đặt ở góc trên cùng bên trái.
Tiêu đề và số hiệu: Dòng chữ "PHIẾU THU" viết hoa, in đậm nổi bật ở giữa, kèm theo số phiếu (quyển số...) và ngày/tháng/năm lập phiếu.
Thông tin người nộp tiền: Họ và tên người đại diện thuê phòng, số phòng, số tầng (hoặc số dãy nhà).
Lý do nộp tiền: Ghi rõ là thanh toán tiền phòng tháng mấy, năm nào.
Nội dung các khoản thu chi tiết: Đây là phần quan trọng nhất, thường được thiết kế dạng bảng bao gồm:

Tiền thuê phòng cố định
Chỉ số điện (Số cũ - Số mới - Tổng tiêu thụ - Thành tiền)
Chỉ số nước (Số cũ - Số mới - Tổng tiêu thụ - Thành tiền)
Các chi phí dịch vụ khác (Mạng internet, phí quản lý, thang máy, giữ xe...).

Tổng số tiền thanh toán: Được ghi rõ ràng bằng cả Số và Chữ để tránh việc chỉnh sửa, gian lận con số.
Chữ ký xác nhận: Cần có chữ ký và họ tên rõ ràng của cả người thu tiền (chủ trọ/quản lý) và người nộp tiền (khách thuê). Phiếu thu thường được lập thành 2 liên, mỗi bên giữ 1 liên để đối chiếu.

Mẫu phiếu thu tiền phòng trọ chuẩn mới 2026

Để giúp chủ trọ quản lý việc thu tiền minh bạch và hạn chế sai sót, dưới đây là một số mẫu phiếu thu tiền phòng trọ được sử dụng phổ biến hiện nay. Biểu mẫu bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết như họ tên người thuê, số phòng, số tiền thanh toán, thời gian thu và chữ ký xác nhận của các bên…

mẫu giấy thu tiền phòng trọ Mẫu phiếu thu tiền phòng trọ được sử dụng phổ biến hiện nay (Nguồn: Scribd)

mẫu phiếu thu tiền phòng trọ Phiếu thu tiền phòng trọ được sử dụng phổ biến hiện nay (Nguồn: Scribd)

Khi nào nên sử dụng phiếu thu tiền phòng?

Mặc dù công nghệ ngày càng phát triển, phương pháp ghi chép mẫu phiếu thu tiền nhà trọ truyền thống bằng giấy viết tay hoặc quản lý qua file Excel cá nhân vẫn được áp dụng phổ biến trong các trường hợp:

Nhà trọ có quy mô ít phòng: Chủ trọ chỉ sở hữu từ 1 đến 5 phòng trọ, số lượng khách thuê ít nên việc quản lý không quá phức tạp.
Hình thức thu tiền trực tiếp: Chủ nhà sống chung hoặc ở gần khu trọ, thường xuyên đến gặp mặt trực tiếp khách thuê để thu tiền mặt mỗi tháng.
Nhu cầu lưu trữ hồ sơ thanh toán cơ bản: Cần có một chứng từ vật lý có chữ ký tươi để làm bằng chứng giữ tiền, lưu vào kẹp hồ sơ phòng khi cần đối soát.

Những hệ lụy và rủi ro từ phương pháp thủ công:

Tuy tiện lợi ở quy mô nhỏ nhưng khi vận hành lâu dài, việc lạm dụng phiếu thu giấy hoặc file Excel rời rạc sẽ bộc lộ nhiều hạn chế nghiêm trọng:

Dễ bị thất lạc, hư hỏng: Phiếu thu bằng giấy rất dễ bị rách, ướt, mờ mực hoặc thất lạc theo thời gian. Nếu file Excel bị lỗi hệ điều hành hoặc máy tính dính virus, toàn bộ dữ liệu tài chính có thể "bốc hơi" trong tích tắc.
Khó khăn trong tra cứu, tìm kiếm: Khi cần xem lại lịch sử đóng tiền của một phòng từ 6 tháng trước, chủ trọ phải lật lại từng cuốn sổ hoặc tìm kiếm thủ công trong hàng tá file Excel rất mất thời gian.
Tốn nhiều thời gian và công sức lập phiếu: Việc đi từng phòng chốt số điện nước, lạch cạch gõ máy tính, viết tay từng tờ phiếu thu cho vài chục phòng mỗi tháng là một "cơn ác mộng" tiêu tốn hàng giờ đồng hồ của chủ nhà.

>> Có thể bạn quan tâm: Tổng hợp trọn bộ biểu mẫu quản lý cho thuê nhà trọ - căn hộ

Quản lý thu tiền phòng dễ dàng với Trọ Mới

Khi số lượng phòng ngày càng nhiều, việc lập phiếu thủ công có thể tốn nhiều thời gian và dễ phát sinh sai sót. Với Trọ Mới, bạn chỉ cần nhập số điện nước cuối tháng, hệ thống sẽ tự động tính tiền, lập hóa đơn và gửi thông báo đến người thuê qua ứng dụng Trọ hoặc Zalo, giúp quản lý nhà trọ nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. Với Trọ Mới, quy trình thu tiền phòng trọ của bạn sẽ được tối ưu hóa toàn diện:

Tự động hóa 100%: Bạn chỉ cần nhập số điện, số nước cuối tháng vào ứng dụng. Hệ thống thông minh của Trọ Mới sẽ tự động áp đơn giá, cộng các chi phí cố định và lập hóa đơn chính xác tuyệt đối.
Gửi thông báo tức thì: Không cần in ấn phiếu thu giấy, hệ thống sẽ tự động gửi hóa đơn chi tiết trực quan đến người thuê qua ứng dụng Trọ hoặc gửi trực tiếp vào tin nhắn Zalo. Khách thuê dễ dàng nắm rõ các khoản chi phí mà không sợ nhầm lẫn.
Tra cứu và báo cáo thông minh: Toàn bộ lịch sử thu tiền, công nợ của từng phòng được lưu trữ an toàn trên nền tảng đám mây. Bạn có thể xem báo cáo doanh thu, chi phí mọi lúc mọi nơi chỉ với vài thao tác chạm trên điện thoại.

ứng dụng quản lý thu tiền phòng trọ Ứng dụng quản lý Trọ Mới với nhiều tính năng giúp tối ưu hiệu quả